¿Cómo agregar plan de tareas?

Para agregar un nuevo plan de tareas se debe hacer clic en el símbolo de agregar que encontraras en la parte inferior derecha de la pantalla.

Al hacer clic, se abrirá una nueva ventana en donde se deben cargar la información correspondiente al plan de tareas que se desea agregar, según los siguientes pasos:

Paso 1:

Agregar la información general correspondiente al plan de tareas luego hacer clic en guardar.

Donde, la información solicitada es la siguiente:
  • Descripción: Nombre que describirá el plan de tareas.
  • Limitar Acceso a Esta Localización: Localización en donde se encuentra ubicado el plan de tareas, teniendo en consideración la jerarquía que esto representa para la visualización de dicho plan respecto a otros usuarios.
  • Tareas asociadas: Número de tareas que contiene el plan (esta información se visualizara de manera automática al completar el paso 2).
  • Activos Vinculados: Número de activos que están asociados al plan de tareas (esta información se visualizara de manera automática al completar el paso 3).

Paso 2

En este paso se debe agregar toda la información correspondiente a cada una de las tareas de mantenimiento asociadas al plan, identificando la información general de cada tarea, así como sus respectivas subtareas, iteraciones, recursos y adjuntos.

A continuación, se describirán cada uno de los campos que conforman las pestañas de información sobre las tareas al momento de ser agregadas al plan:

General:

  • Descripción: Detalle corto en donde se especifica la tarea en cuestión.
  • Tipo de Tarea: Catálogo con todos los tipos de tareas registrados en el sistema.
  • Clasificación 1 y 2: Corresponde a campos libres que deja la plataforma para que completen y den una clasificación a la tarea.
  • Prioridad: Listado en donde se clasifica la tarea según su prioridad.
  • Duración estimada: Duración teórica del tiempo que tomaría realizar la tarea (el tiempo real se registra directamente en la OT).
  • Tiempo de Paro por Mantenimiento: Duración tiempo teórico que duraría el activo detenido mientras se ejecuta la actividad (el tiempo real se registra directamente en la OT)
  • Activadores: Corresponde al modo de activación de la tarea que puede ser de 3 tipos (por fecha, por lectura de un medidor y por evento)

SubTareas:

Las subtareas son el paso a paso o check-list de las cosas que se desean registrar o validar al momento de completar una tarea. Para agregar subtareas se deben completar los siguientes campos

  • Orden: Secuencia de ordenamiento de las subtareas
  • Tipo: Listado predefinido con los tipos de subtarea que tiene el sistema (Texto, Si/No, Número, Verificación, Una lectura del medidor, Localización GPS). Dependiendo del tipo de subtarea, se pueden tener respuestas abiertas o cerradas según sea el caso.
  • Grupo/Parte: Catalogo en donde se puedes estipular los grupos o partes a los que pertenece la subtarea en cuestión.
  • Descripción: Destalle completo que describe la actividad.
  • Obligatorio: Opción que permite establecer con carácter de obligatoria la subtarea (no se puede concluir el llenado si no se ha completado las subtareas que tengan activada esta opción)
  • Adjunto Obligatorio: Opción que permite establecer con carácter de obligatoria el tener que agregar un adjunto asociado a la subtarea (no se puede concluir el llenado si no se ha agregado el adjunto)

Iteraciones:

Es una función que permite establecer de manera independiente que sub-tarea se realizaran con cada activación, así como la cantidad de iteraciones que representa cada ciclo de ejecución, obteniéndose de esta manera un mejor control sobre las subtareas y evitándose el solapamiento de actividades. Usualmente se emplea en mantenimientos anidados como los realizados en activos en función al kilometrajes u horas de utilización.

Recursos:

Se pueden agregar recursos a las tareas de manera que los mismo queden agregados cada vez que se active dicha tarea y se vean reflejados tanto de cantidades o utilizar como en los costos de las OTs. Para ello, solo hay que agregar los recursos que pueden ser de las siguientes clases:

  • Recursos humanos: Personal que participara en la ejecución de las actividades y por ende se contabilizan sus costos por hora dentro de la OT.
  • Servicios: Servicios externos realizados por terceros (deben estar agregados previamente en el módulo de terceros).
  • Inventarios: Recursos tipo herramientas o repuestos y suministros que son provenientes de un almacén.

Adjuntos:

Al igual que en recursos, se pueden agregar adjuntos a las tareas de manera que los mismo queden agregados cada vez que se active dicha tarea en una OTs. Para ello, existen diferentes tipos de adjuntos que se pueden agregar y son de las siguientes clases:

  • Nota: Corresponde a un campo para agregar alguna nota de texto.
  • Link: Enlaces directos a páginas de internet.
  • Archivos: Corresponde a documentos e imágenes.

Finalmente, una vez se carguen todos los campos necesarios para completar los pasos anteriores y guardarlos, se creará el plan con el detalle de todas las tareas de mantenimiento involucradas, faltando solo la vinculación de los activos asociados al plan.

Paso 3

Luego de haber creado el plan junto a sus respectivas tareas (pasos 1 y 2), se deben vincular los activos que se regirán por dicho plan de tareas para la ejecución de actividades de mantenimiento. Para ello, hay que hacer clic en el símbolo de agregar para que se abra una nueva ventana en donde se visualizaran todos los activos que pueden ser vinculados al plan de tareas.

Luego que se seleccione el activo se debe establecer la fecha del último trabajo para que el sistema realice el cálculo y programación de los próximos mantenimientos con activadores por fecha.

Es importante destacar que la fecha colocada, es una fecha global de activación para todas las tareas del plan. No obstante, puede ocurrir que las fechas de los últimos mantenimientos no se hayan ejecutado en la misma ocasión o no necesariamente sean coincidentes, en cuyo caso se deben configurar las fechas de los últimos trabajos por cada una de las tareas de forma individual. (Para más información ver apartado “¿Cómo configurar la fecha de los últimos mantenimientos para activadores por fecha?”).

Luego, de forma análoga se deben configurar los medidores asociados a los activadores o subtareas del plan. (Para más información ver el apartado ¿Cómo configurar medidores a un plan tareas?)

Finalmente, al completar los 3 pasos anteriores quedara establecido el plan de tareas y vinculados todos los activos a dicho plan, para la ejecución y gestión de tareas.