¿Cómo editar y completar una OT?

Para editar o completar una OT se puede ingresar a cualquiera de las vistas asociadas al módulo de Ordes de Trabajo (vista Kanban, TimeLine y Lista). En cuyo caso, una vez generada la OT solo de debe hacer clic sobre ella para iniciar el su proceso de edición.

Para la vista Kanban

Al seleccionar una OT y hacer clic sobre la misma, se habilitará una nueva ventana en donde se muestra la información general de la OT, junto a las tareas que están incluidas en dicha OT.

Para dar iniciar la ejecución y completado de la OT, hay hacer clic sobre la tarea que se desea iniciar.

Nota: Hay que tener en consideración que cada tarea es independiente y cuanta con sus propios tiempos de ejecución ha pesar de encontrarse todas en una misma OT, ya que de esa manera se puede tener una trazabilidad individual por cada tarea, en cuanto a tiempos y recursos utilizados.

Luego de ingresar a la tarea, el sistema abrirá una ventana en donde se podrán completar cada uno de los requerimientos necesarios para ejecutar la tarea. A continuación, se describen de manera breve cada uno de los campos editables:

  • General: Pestaña que contiene la información general de la tarea (Tipo, Prioridad y Clasificaciones), Tiempos (Registro de inicio y fin de la tarea, Tiempo de ejecución, etc.) y el tipo de Activador asociado.
  • SubTareas: Pestaña en donde se deben completar todos los pasos o check-list requeridos para culminar la tarea.
  • Recursos: Pestaña en donde se puede agregar los distintos recursos (Recursos Humanos, Inventarios, Servicios, etc.) necesarios en la ejecución y cumplimiento de la tarea.
  • Adjuntos: Pestaña en donde se pueden visualizar los adjuntos provenientes de un plan de tareas y a su vez se pueden agregar nuevos adjuntos, como evidencia asociada a la ejecución de tarea.

Una vez encontrados en la pestaña de general, lo primero que hay que realizar es el inicio de la actividad haciendo clic en el botón de “Iniciar”, para que empiece el registro de los tiempos de ejecución.

Al iniciar la tarea, se activarán las siguientes opciones:

  • Parar: Opción corresponde a la finalización de la tarea una vez completado todos los campos requeridos para dar por concluida la tarea.
  • Pausa: Opción que permite registrar el tiempo efectivo trabajado, excluyendo las pausas intermedias realizadas en la ejecución de la tarea. Al establecer una pausa, se abrirá una ventana de registro, en donde se debe identificar el motivo de la pausa, junto a una breve nota descriptiva. Finalmente, se podrá retomar la actividad haciendo clic sobre la opción de “Reanudar” y también se podrán visualizar los registros asociados a las pausas en la opción de “Registros”.  

Luego, se debe ir a la pestaña de subtarea para completar cada uno de los pasos o puntos requeridos en la ejecución de la tarea.

En cuanto a Recursos, para agregarlos se debe ingresar a la pestaña de recursos y hacer clic en el símbolo de agregar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.

Al hacer clic, se abrirá otra ventana en donde se podrá encontradas distintos tipos de recursos a agregar a la OT:

  • Inventario: Corresponde a los recursos (Herramientas, Repuestos y Suministros) provenientes de un almacén y que son necesarios en la ejecución de la tarea.
  • Recursos Humanos: Corresponde a las horas hombres que se desean contabilizar en la OT.
  • Servicios: Corresponde a los costos asociados a los servicios externos realizados por terceros registrado en la plataforma (módulo de terceros).
  • Inventario (No Catalogado): Corresponde a los recursos tipo inventarios que no provienen de un almacén y que por ende no se encuentran registrado en la plataforma.
  • Servicio (No Catalogado): Corresponde a los servicios asociados a un externo que no se encuentra registrado en la plataforma como tercero.

Nota: Todos los costos asociados a inventarios y servicios catalogados provienen directamente de los módulos de Almacenes y Terceros.

Es importante mencionar que, al agregar un recurso tipo inventario se genera automáticamente una requisición de material (tanto en la OT, como en el submódulo de Requisiciones de Materiales en almacenes), que funciona como un documento de validación que garantiza que el pedido de material es proveniente de una orden de trabajo.

Una vez que se genera la requisición de material, se deber realizar la salida correspondiente en el modulo de almacenes. En cuyo caso, la requisición de material cambiara de estado de “No entregado” a entrega Total o Parcial según sea el caso.

Ya entregado el material, el técnico que completa la OT debe verificar la cantidad real usada y en caso de sobrar material, se debe realizar la entrada nuevamente del material al almacén como una devolución.

Ahora en cuanto a la pestaña de adjuntos funciona de manera análoga, ya que para visualizar los adjuntos asociados al plan de tareas, solo debe ingresar a la pestaña de Adjuntos.

Pero para agregar un nuevo adjunto, se debe hacer clic en el enlace de agregar que se encuentra en la parte inferior de la ventana y luego seleccionar que tipo de adjunto de desea agregar.

Tipos de adjuntos:

  • Nota: Campo texto en el cual se puede agregar cualquier nota referente a la tarea realizada.
  • Link: Campo de texto en el cual se puede agregar un enlace.
  • Archivo: Campo en el cual se puede adjuntar archivos, como documentos, imágenes, etc.

Finalmente, una vez que hayan realizado las ediciones y completado el llenado en cada una de las 4 pestañas de la OT (Tarea, Subtareas, Recursos, Adjuntos) solo de debe dar clic en la opción de guardar y en la opción de Parar para registrar el fin de la tarea.

Para las vistas TimeLine y Lista

Al ingresar a las pestañas TimeLine y Lista respectivamente, se debe seleccionar la OT en cuestión y hacer clic en ver el detalle de la OT para iniciar su proceso de edición.

Vista TimeLine

Vista Lista

Luego de hacer clic (para ambas opciones), se abrirá una ventana para la edición y completado de cada una de las tareas asociadas a la OT, el cual se realiza de manera análoga a la de la vista Kanban (Para mayor detalle ver la sección de “¿Cómo editar y completar una OT? Para la vista Kanban”)

Vista TimeLine

Vista Lista